检验检测原始记录和报告的保存期限不少于 6 年，这是《检验检测机构监督管理办法》第十三条的硬指标；但只把报告存住了、没留住能复核数据的原始记录，一样会被认定为不实检验检测报告。2025 年 5 月 1 日起，这类行为的罚款上限已从此前的三万元提高到五万元，并且可以通报批评。

三个场景几乎每家机构都会遇到。第一个是客户三年后拿着报告回来，问这批数据当时是怎么做出来的。第二个是评审或监督检查时，检查人员从报告台账里随机抽一份，要求调出对应的原始记录和谱图。第三个更常见：当年做实验的那台电脑退役了、装谱图软件的加密狗找不到了、离职同事的账号密码没人知道。

这三个场景考的是同一件事——证据链在不在。报告盖了章、数据也真做过，但拿不出支撑过程，在监管眼里就是「无法复核」。

原始记录和报告要存几年？

不少于 6 年，写在部门规章和资质认定评审准则两处，两处口径一致。

《检验检测机构监督管理办法》第十三条原文是一句话：「检验检测机构应当对检验检测原始记录和报告进行归档留存。保存期限不少于6年。」这句话没有「除特殊情况外」，也没有「经批准可以缩短」。

《检验检测机构资质认定评审准则》（市场监管总局 2023 年第 21 号公告，2023 年 12 月 1 日施行）第十二条第（七）项写得更细：检验检测机构应当对质量记录和技术记录的管理作出规定，包括记录的标识、贮存、保护、归档留存和处置等内容；记录信息应当充分、清晰、完整；检验检测原始记录和报告保存期限不少于 6 年。注意这里的五个动词——标识、贮存、保护、归档留存、处置，缺一个都不算管住了。

要提醒一句：6 年是下限，不是上限，也不是「满 6 年就自动作废」。委托合同、招标文件、平台入驻协议里常有更长的保存约定，那些约定同样要履行；有争议、有投诉、有监管调查在办的记录，无论存了几年都不能动。

中国政府网：市场监管总局令第 101 号（2025 年第 14 号国务院公报，含《检验检测机构监督管理办法》修订条款） · 安庆市市场监督管理局：《检验检测机构资质认定评审准则》（2023 年第 21 号公告）全文

只存报告、没存原始数据，会怎么定性？

可能被直接认定为不实检验检测报告，罚款上限五万元。

很多人以为「不实报告」离自己很远，脑子里想的是数据造假。实际上《检验检测机构监督管理办法》第十四条列了四种情形，其中第（四）项是：未按照标准等规定传输、保存原始数据和报告的。这一项与数据、结果存在错误或者无法复核的条件并列，也就是说，保存环节出问题，照样进不实报告的口径。

这不是纸面推演。2024 年四川省乐山市市中区市场监督管理局的一份行政处罚决定书（乐中市监处罚〔2024〕285 号）写得很清楚：当事人向委托人出具的检测报告，无法提供色谱电子谱图或纸质谱图，对应的气相色谱仪电脑上也没有该电子数据，最终按出具不实检验检测报告处理，处以罚款三万元。那份报告本身盖了章、也有结论，问题全在「数据拿不出来复核」。

罚款之外还有两个连带后果。一是信用记录——《检验检测机构监督管理办法》第二十三条规定，行政处罚信息要纳入国家企业信用信息公示系统等平台，投标、比价、客户尽调时都能查到。二是资质认定环节——监管部门的监督检查结果会通报给实施资质认定的部门，复查换证时是绕不开的一笔。

乐山市市中区人民政府：乐中市监处罚〔2024〕285 号行政处罚决定书

谱图、曲线、仪器导出的文件，算不算原始记录？

算。凡是能支撑报告数据形成过程的电子文件，都属于原始记录的一部分。

《检验检测机构监督管理办法》第九条要求机构按照国家有关强制性规定的样品管理、仪器设备管理与使用、检验检测规程或者方法、数据传输与保存等要求开展检验检测。评审准则第十二条第（八）项进一步规定：检验检测机构在运用计算机信息系统实施检验检测、数据传输或者对数据和相关信息进行管理时，应当具有保障安全性、完整性、正确性措施。

按这个口径，至少要留三类：

第一类是仪器原始输出——色谱图、光谱曲线、称量原始值、仪器生成的报告文件。这类文件的特征是「仪器自己生成、人改不了」，也正因如此才有复核价值。第二类是过程条件记录——温湿度、试剂与标准品批号、仪器编号、校准有效期、前处理参数。第三类是计算与修约记录——从原始值到报告值的每一步计算、修约规则、判定依据。

纸质打印件不能替代电子原始数据。打印件只保留了当时选定的视图和量程，一旦需要重新积分、调整基线、核对被隐藏的峰，纸质件什么都提供不了。正确的做法是原始电子文件与可读副本双份保存，打印件最多算第三份备份。

电脑换了、软件升级了，数据打不开算不算没保存？

算失效。保存的要求包含「能读出来」，文件躺在硬盘里打不开，和没存是一回事。

这是最隐蔽的一类丢失，因为它不会报错、不会丢文件，只会在某个需要调阅的下午暴露出来。常见成因有四种：仪器配套软件升级后不再兼容旧数据格式；谱图文件依赖原厂商的私有格式和加密狗；数据存在某台工作站本地硬盘，机器报废时一起消失；账号密码掌握在离职人员手里，文件在但打不开。

评审准则第十二条第（七）项把「贮存」和「保护」列为记录管理的必备内容，说的就是这件事——保存不是把文件拷过去，是要保证在整个留存期内持续可读、可追溯、不被篡改。

我们在给机构做历史数据迁移时，遇到最多的返工点就是这个：账面上「都存了」，实际抽三份就有两份打不开。后来固定成四条动作，供参考：

一是导出通用格式，把谱图、曲线导出为 PDF 或图片，把数据导出为 CSV，与原始文件放在一起；二是记录导出动作，谁导的、什么时候导的、用什么软件版本读的，一并留档；三是每年抽检可读性，按批次随机抽几份，真的打开一次，不能只看文件大小；四是软件与加密狗台账，把读取历史数据所依赖的软件版本、授权方式记进设备台账，别让它随人走。

到期了怎么处置，才算「按规定处置」？

要有一份写明的处置规定，加上每次处置的审批与执行记录。

评审准则第十二条第（七）项把「处置」列进了记录管理要素。这句话的实操含义是：先有规则，才谈得上「按规定处置」。如果体系文件里只写了「保存 6 年」，没写到期怎么办、谁批、怎么销毁、销毁什么，那么任何一次清理都无法自证合规，一旦赶上检查，很难解释清楚是「依规处置」还是「记录丢了」。处置记录至少要有六项：处置的记录范围（批次或时间段）、清单与数量、处置理由、审批人、执行人、处置方式与日期。电子数据的删除同样要留这六项，并且由系统留下不可修改的操作日志。

落到系统里，是哪几件事？

四件事：原始数据与报告绑定、留可读副本、留存期与到期提醒、处置留痕。

第一件，报告和原始数据要在同一条记录链上。从报告编号能一路点到样品、检测任务、原始数据附件，而不是靠某个人记得「那批数据在老王的 D 盘」。这一条的检验方法很朴素：随便报一个报告号，看几分钟内能不能把原始谱图调出来。

第二件，自动留可读副本。数据入库时同时生成通用格式副本，原件与副本分开存放，避免「原件打不开就全丢了」。

第三件，每条记录带留存到期日，到期前提醒，但到期不自动删除——系统只做提示，删不删由人按流程决定。反过来，如果系统到期自动清理，那才是真正的风险点。

第四件，处置走审批流并写审计日志。谁发起的、谁批的、删了哪些记录，全部留痕且不可改，这既是合规证据，也是内部防内鬼的一道闸。

本文出处与依据：易企检标准技术服务（济南）有限公司原创整理。依据文件：《检验检测机构监督管理办法》（2021 年 4 月 8 日市场监管总局令第 39 号公布，根据 2025 年 3 月 18 日总局令第 101 号修订，2025 年 5 月 1 日起施行）第九条、第十三条、第十四条、第二十三条、第二十七条；《检验检测机构资质认定评审准则》（市场监管总局 2023 年第 21 号公告）第十二条第（七）（八）项；乐山市市中区市场监督管理局乐中市监处罚〔2024〕285 号行政处罚决定书。条文以官方现行有效版本为准。
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